La difusión de la filosofía Lean a nivel global se ha extendido prácticamente a todos los ámbitos. En el sector de la construcción se han desarrollado herramientas propias, como el Last Planner System (LPS) o los contratos colaborativos (IPD).

¿Pero qué ocurre con la comunicación? ¿Se ha implementado en las organizaciones? ¿La fluidez de la comunicación está incorporada en los proyectos? Tanto Sam Yankelevitch como yo, pensamos que hoy todavía la comunicación es la barrera que hay que superar, a pesar de que forma parte de todos los procesos y a menudo es la causante de muchas ineficiencias, Lean comunicación no está todavía presente en las organizaciones que operan en Lean o que han incorporado procesos de gestión de calidad, y así lo expresamos en el libro que hemos publicado recientemente El reto Lean en comunicación.

¿Cómo afecta la comunicación en un proceso constructivo? Para que el proceso funcione adecuadamente, el flujo de comunicación que se genera entre todos los participantes en una obra tiene que discurrir sin obstáculos. No nos referimos sólo a los documentos del proyecto, sino también a la gestión de la documentación, disponer de las últimas versiones de los documentos, cuál es la versión aprobada…qué canales se van a utilizar y para qué, la transversalidad de los equipos, la comunicación con la propiedad, etc.

¿Y qué herramientas Lean podemos aplicar a la comunicación de un proceso constructivo? Todas.  Pero no debemos olvidar que las herramientas por si solas no son suficientes, es el esfuerzo de alinear objetivos para incrementar el valor que se otorga al cliente lo importante, las herramientas son una ayuda para alcanzar el objetivo.

Las herramientas propias de Lean construcción, como LPS, facilitan la comunicación a nivel visual porque los acuerdos son más fácilmente entendibles si se muestran muy visuales. Así, una imagen del tablero Kanban o la planificación puede sustituir el acta de la reunión celebrada con los acuerdos adquiridos.

Es un proceso colaborativo, alinear objetivos a partir de reuniones con la participación de las personas implicadas en una u otra fase de la obra, en las que se resuelven los problemas y se toman acuerdos.

LPS potencia la comunicación visual. Imagen del libro El reto Lean en comunicación

Si la comunicación es fluida, colaborativa y transparente, va a permitir detectar ineficiencias en el proceso de construcción, va a evitar repetir tareas, ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos, eliminar desconfianzas que oscurecen el proceso.

¿Cómo evitamos que la misma información la recibamos por más de un canal? ¿Cómo evitamos buscar una información que no recordamos a través de que canal la hemos recibido? Creando un estándar, estableciendo un acuerdo entre todos los participantes.

El acuerdo, dará respuesta a:

• ¿Cómo vamos a gestionar la documentación del proyecto?
• ¿Qué software o plataforma vamos a utilizar?
• ¿A través de que canales nos vamos a comunicar?
• ¿Cómo se genera el flujo de información para que el equipo que participa disponga de la información adecuada para realizar sus tareas?
• ¿Qué controles se establecen para comprobar que los mensajes se han comprendido correctamente?
• ¿Qué elementos señaléticos incorporaremos a la obra para facilitar la gestión visual de las tareas?
• ¿Qué comunicamos a la propiedad, quién cómo y cuándo?
• ….

El acuerdo o estándar, va a hacer posible solucionar posibles ineficiencias sino también el análisis de lo que no ha funcionado para incorporar mejoras, si encuentra una variación, el entorno Lean indica que se debe solucionar el malentendido en el momento en que se produce.

Resumiendo, las ventajas de la comunicación Lean en el proceso constructivo:

• Mensajes que se transmiten correctamente y que son comprendidos adecuadamente por todo el equipo y los agentes que participan en el proceso.
• Se alcanzan acuerdos compartidos.
• Acciones claras para realizar las tareas correctamente.
• Alinear los resultados con las expectativas y objetivos previstos.
• El entorno colaborativo evita caer en los errores del sistema tradicional.
• Se evitan errores y, por tanto, desperdicios.

Lean es el camino hacia el cambio.